Sistem Informasi Manajemen : Otomatisasi Kantor

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

• Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi yang tidak diragukan lagi. 

• Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.  

• Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. 

• Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.

• Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Otomatisasi Kantor

 Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan  

Otomatisasi kantor, mencakup sema sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dn dari orang yang didalam maupun diluar perusahaan.

Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasika dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

B.     Tujuan dan Manfaat Otomatisasi Kantor

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

·         Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

·         Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

·         Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

·         Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

·         Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

Manfaat Otomatisasi Kantor   :

1.      Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.

2.      Sistem otomatisasi kantor yang mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

 

C.    Tahapan Penerapan Otomatis Kantor 

• Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing.

• Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

• Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT) 

D.    Model Otomatisasi Kantor

Keterangan Gambar diatas adalah :

• Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

• Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer

• Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

• Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

E.     Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

• System Komunikasi Elektonik 

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.

Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

• System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.  Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya 

• System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.

Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.

Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video. 

• System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

• System Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM 

• System Elektronik Informal

tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS 

F.     Aplikasi Otomasisasi Kantor :

• Pengolahan kata (word Processing).

Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

• Surat elektronik (electronic mail).

Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan computer dan alat penyimpanan. Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional.

• Voice mail.

Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

• Kalender elektronik (electronic calendaring).

Electronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

• Konfrensi audio.

Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan computer tetapi hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

• Konfrensi video.

Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

·         . Computer Conferencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

·         Facsimile Transmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasiakan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

·         Video Text
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

·         Image Storage and Retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

·         Desktop Publishing
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

G.    Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

• Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

• Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

• Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan  

H.    Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:

v  Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

v  Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

v  Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

v  Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.

I.       Kantor Maya ( Virtual Office)

Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskan pengeluaran. Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis  tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik. Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

I.1 Cara Menerapkan Virtual Office

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut:

1. Menyediakan sumber daya komputer
2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
3. Menyediakan perlengkapan non komputer
4. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
6. Membuat jadwal pertemuan reguler
7. Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur

I.2 Manfaat Menerapkan Virtual Office Dalam Bisnis

ü  Lebih Fleksibel

Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

ü  Hemat Biaya

Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

ü  Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.

ü  Penghasilan Tak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.

I.3 Keuntungan Kantor Maya

        i.            Pengurangan biaya fasilitas

      ii.            Pengurangan biaya peralatan

    iii.            Jaringan komunikasi formal

    iv.            Pengurangan penghentian kerja

      v.            Kontribusi sosial

I.4 Kerugian Kantor maya

        i.            Rasa tidak memiliki

      ii.            Takut kehilangan pekerjaan

    iii.            Semangat kerja yang rendah

    iv.            Ketegangan keluarga

BAB III

KESIMPULAN

• Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

• Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). 

Resume pert 1 - Kelebihan dan kekurangan otomasi perkantoran

Otomasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupundi luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuahrencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan prosespelaksanaan pekerjaan

Dengan adanya perkantoran yang sifatnya otomasi sebenarnya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu sisi yang menguntungkan dan merugikan.

Kekurangan perkantoran jika dijalankan secara otomatisasi kantor adalah :

1. Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi ( Semangat rendah )
2. Lowongan kerja semakin sedikit : Karena dengan menggunakan otomasi perkantoran maka pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia diganti dengan mesin karena itu banyak karyawan yang di PHK oleh perusahaan.
3. Membutuhkan biaya yang cukup besar : Karena Otomasi perkantoran memerlukan peralatan yang digunakan untuk menjalankan aktifitas perusahaan oleh karena itu biaya untuk membeli peralatan tersebut harus dikeluarkan oleh perusahaan dan harganya mahal ditambah lagi mesin tersebut tidak dikerjakan mesin 100%, masih ada tenaga manusia sehingga perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar.
4. Pengurangan jumlah karyawan : Karena adanya otomasi perkantoran maka perusahaan tersebut pasti mengurangi karyawan itu hal itu disebabkan oleh otomasi perkantoran pada umumnya menggunakan komputer dan peralatan mutakhir lainnya sehinnga pengaturanya tidak membutuhkan banyak karyawan melainkan tenaga manusia digunakan untuk menekan tombol penggerak saja.
5. Flexibility : Pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan banyak pegawai.
6. Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client
7. Paperless : Tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan secara digital.

Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh.

Sementara kelebihan Otomatisasi perkantoran adalah :

1. Menekan biaya fasilitas
2. Menekan biaya peralatan
3. Jaringan Komunikasi formal
4. Menekan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
6. Pekerjaan lebih cepat
7. Lebih mudah dalam hal pencarian kembali

Keuntungan tersebut adalah keuntungan dari pihak perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.