Audit Manajemen : Studi Kasus Manajemen dan Fungsi Sumber Daya Manusia Waralaba Indomaret
AUDIT
MANAJEMEN
(Studi
Kasus Manajemen dan Fungsi Sumber Daya Manusia Waralaba Indomaret Cabang Ahmad
Yani)
Dosen
: Supitriyani, SE, MM
OLEH
:
KELOMPOK
7
1. Muhammad Ramadi (13402380)
2.
Kiki Mailan Riski (13402428)
3. Tetty Sihombing (13402414)
SEKOLAH
TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)
SULTAN
AGUNG
2016-2017
KATA
PENGANTAR
Kami
telah melakukan audit atas penilaian kerja pegawai pada waralaba Indomaret
cabang Ahmad Yani Pematangsiantar untuk periode 2016/2017. Audit kami tidak
dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan
perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan
keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang manajemen dan fungsi sumber
daya manusia.
Audit
tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya
guna), dan efektivitas (hasil guna) atas
Kinerja yang dilakukan dan
memberikan saran perbaikan atas kelemahan keterampilan karyawan dalam melayani
konsumen, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan
atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis,
efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Dalam
melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama
dari berbagai pihak terutama kepada pimpinan yaitu bapak Steven, dan juga baik
jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.
Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin
dengan baik ini. Kami mohon maaf jika ada kesalahan dan kekurangan dalam
penulisan makalah ini, kami menerima kritik dan saran yang membangun agar bisa
menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR
ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I : PENDAHULUAN
Latar
Belakang Masalah............................................................
1
Rumusan
Masalah.....................................................................
2
Tujuan.......................................................................................
3
BAB II :
TEMUAN MASALAH
Kondisi......................................................................................
4
Kriteria......................................................................................
5
Penyebab...................................................................................
6
Akibat.......................................................................................
6
BAB III : REKOMENDASI
Rekomendasi............................................................................
8
BAB IV : RUANG LINGKUP AUDIT
Ruang Lingkup Audit..............................................................
11
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan..............................................................................
12
Pematangsiantar, 13 Oktober 2016
No :
013/KAP/IV/2016
Lampiran :
4 eksemplar
Perihal :
Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada
Yth, Pimpinan
Waralaba Indomaret Cab. Ahmad Yani
Di Pematangsiantar
Kami
telah melakukan audit atas penilaian kerja pegawai pada waralaba Indomaret
cabang Ahmad Yani Pematangsiantar untuk periode 2016/2017. Audit kami tidak
dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan
perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan
tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang manajemen dan fungsi sumber daya
manusia. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan),
efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) atas Kinerja yang
dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan keterampilan karyawan
dalam melayani konsumen, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat
dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi
dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil
audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam
melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama
dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama
yang telah terjalin dengan baik ini.
BAB I
PENDAHULUAN
Latar
Belakang Masalah
Indomaret
adalah jaringan peritel waralaba di Indonesia. Merek dagang Indomaret dipegang oleh PT. Indomarco
Prismatama.
Indomaret
merupakan jaringan minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dan kebutuhan
sehari-hari dengan luas penjualan kurang dari 200 M2. Dikelola oleh
PT Indomarco Prismatama, cikal bakal pembukaan Indomaret di Kalimantan dan toko
pertama dibuka di Ancol, Jakarta Utara, pada tahun 1988.
Tahun
1997 perusahaan mengembangkan bisnis gerai waralaba pertama di Indonesia,
setelah Indomaret teruji dengan lebih dari 230 gerai. Pada Mei 2003 Indomaret
meraih penghargaan “Perusahaan Waralaba 2003″ dari Presiden Megawati
Soekarnoputri.
Hingga
Mei 2010 Indomaret mencapai 4261 gerai. Dari total itu 2.444 gerai adalah milik
sendiri dan sisanya 1.817 gerai waralaba milik masyarakat, yang tersebar di
kota-kota di Jabotabek, Jawa Barat, Jawa Timur, Jawa Tengah, Jogjakarta, Bali,
Lampung dan Medan. Di DKI Jakarta terdapat sekitar 488 gerai.
Dalam
proses pendirian dan pengembangannya, indomaret menetapkan hal-hal berikut :
Visi :
Menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam
persaingan global
Motto : Mudah
dan hemat
Budaya :
Menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran, kebenaran dan keadilan, kerja sama
kelompok, kemajuan melalui inovasi yang ekonomis serta mengutamakan kepuasan
konsumen
Esensi :
Pendekatan dengan senyuman tulus, untuk membangun hidup lebih baik
Di Pematangsiantar sendiri terdapat
banyak waralaba Indomaret yang tersebar di berbagai sudut kota. Dalam menyusun
laporan audit ini kami mengambil informasi dari salah satu waralaba Indomaret
di jalan Ahmad Yani Pematangsiantar
Susunan pemimpin dan karyawan
waralaba ini adalah sebagai berikut:
Pimpinan
Utama : Steven
Kasir
: Nurjannah,
Yuli Siska , Memey, sri
Pramuniaga : Eko, Romi, Jauhari, Harry
Gudang : Alfi
Pramuniaga : Eko, Romi, Jauhari, Harry
Gudang : Alfi
Rumusan Masalah :
1.
Bagaimana Kinerja karyawan dalam menjalankan tugas dan
melayani pelanggan di Indomaret Cabang Ahmad Yani
2.
Bagaimana ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas
karyawan yang bekerja dalam waralaba Indomaret Cabang Ahmad Yani
3.
Apa saran dan perbaikan yang dapat dilakukan atas
kelemahan dalam kinerja karyawan indomaret cabang Ahmad Yani
Tujuan
1. Menilai
kinerja karyawan dalam menjalankan tugas dan melayani pelanggan di Indomaret
Cabang Ahmad Yani.
2. Menilai
ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas karyawan yang bekerja dalam waralaba
Indomaret Cabang Ahmad Yani.
3. Memberikan
berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam kinerja karyawan Indomaret
cabang Ahmad Yani.
BAB II
TEMUAN
MASALAH
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami
peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai
berikut:
Kondisi:
1. Perbedaan
harga antara price tag dengan POS (Point Of Sales) kasir. Karyawan
dalam hal ini tidak memperhatikan price tag yang tertera di rak belanja dan
tidak melakukan update setiap ada perubahan harga dari pusat.
2. Banyak item
yang dibiarkan kosong price tagnya hingga berhari-hari. Karyawan hanya mengecek
stok tanpa mengecek price tag item tersebut.
3. Ketidaksesuaian harga promo yang
disebarkan ke konsumen dengan harga yang ada di Point Of Sales. Karyawan tidak
menyesuaikan dengan harga yang tertera di selebaran promo yang dibagikan.
4. Sikap kurang
ramah karyawan dan mengabaikan uang kembalian konsumen
5. Struk
belanja yang terkadang tidak diberikan kepada konsumen. Kasir dalam hal ini
terkadang lalai dan tidak memberikan struk bukti belanja kepada konsumen.
6. Kebersihan
dan kerapian peletakan barang yang disusun.
7. Tanggal
kadaularsa terhadap barang-barang yang bersifat mudah “basi” dalam hal ini
seperti produk Sari Roti.
8. Bonus atas
pembelian item tertentu yang tidak
diberikan kepada konsumen.
9. Price tag
produk yang sudah tidak ada tidak dilepas.
10. Posisi kasir
yang bisa digantikan oleh pramuniaga
Kriteria:
1. Perubahan
harga pusat harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan kekaryawan agar
karyawan segera mengganti price tag yang terpasang keseluruh item yang ada
perubahan harga.
2. Pengecekan
dilakukan secara berkala terhadap item-item yang tidak memiliki price tag.
3. Penyesuaian
harga di Point Of Sales dengan harga promo sesuai dengan tanggal promo yang
berlaku.
4. Peningkatan
pelayanan karyawan dan menjaga hubungan baik dengan konsumen. Memberikan
kesempatan kepada customer untuk memilih untuk mengambil uang kembalian atau
menyumbangkannya.
5. Pemberian
struk belanja kepada customer berapapun item yang di beli, sehingga customer
memiliki bukti atas pembelian.
6. Pengecekan
dan pembersihan secara berkala terhadap barang-barang yang tersusun dietalase.
7. Pengecekan
secara berkala terhadap produk yang bersifat mudah “basi”.
8. Pemberian
kode khusus untuk item-item yang memiliki bonus.
9. Pengecekan
dilakukan secara berkala terhadap item-item yang sudah tidak ada tetapi
memiliki price tag.
10. Penggolongan
khusus untuk kasir dan pramuniaga untuk melakukan tugas sesuai dengan bagiannya
masing-masing
Penyebab:
1. Tidak adanya
sosialiasi terhadap harga yang telah berubah di Point Of Sales antara pusat dan
karyawan
2. Karyawan
kurang jeli dalam mengecek price tag yang ada di etalase.
3. Tidak ada
penyesuaian terhadap harga item-item yang sedang promo di Point Of Sales
4. Sikap
karyawan yang kurang ramah terhadap pelanggan
5. Kelalaian
karyawan dalam memberikan struk belanja
6. Kurangnya
kepedulian karyawan terhadap kebersihan dan kerapian barang-barang yang ada di
etalase
7. Tidak adanya
pengecekan secara berkala terhadap item yang bersifat gampang “basi”
8. Karyawan
kurang memperhatikan item yang memiliki bonus dan tidak memiliki bonus.
9. Karyawan
kurang jeli dalam mengecek price tag yang ada di etalase.
10. Karyawan
kurang bertanggung jawab dengan posisi pekerjaannya
Akibat:
1. Terjadi
kesalahpahaman antara karyawan dan customer
2. Terdapat
item-item yang tidak memiliki price tag
3. Ketidaksesuaian
antara promosi yang ditawarkan dengan harga yang dibayarkan
4. Kurangnya
respek pelanggan terhadap karyawan
5. Karyawan
mengabaikan hak-hak pelanggan
6. Kebersihan
etalase kurang terjaga
7. Ada
item-item yang sudah masuk masa expired tetapi tidak diambil dari etalase
8. Tidak
diberikannya bonus yang seharusnya didapatkan customer.
9. Terdapat
item-item yang tidak memiliki price tag
10. Menambah
beban pekerjaan dan membuka peluang untuk melakukan kecurangan
Pejabat yang
bertanggung jawab:
Pimpinan SDM
BAB III
REKOMENDASI
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa
kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang.
Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1. Kelemahan
yang terjadi pada kinerja karyawan yang kurang memperhatikan hal-hal yang
berkaitan dengan harga dan price tag sehingga terjadi kesalahpamanan antara
karyawan dan customer.
2.
Kelemahan
yang terjadi pada kinerja karyawan dalam memperhatikan kebersihan dan kerapian
peletakan barang dan price tag di etalase.
3.
Kelemahan
yang terjadi karena kurangnya komunikasi antara pimpinan dan karyawan untuk
mengatasi persoalan yang berkaitan dengan update harga yang dilakukan.
Atas keseluruhan kelemahan yang
terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang
bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
1. Pimpinan dan
karyawan waralaba Indomaret harus melakukan komunikasi secara berkala setiap
dilakukannya update harga dari pusat, sehingga karyawan dapat dengan tanggap
mengganti price tag yang harganya sudah tidak berlaku ke harga yang berlaku
pada kurun waktu tersebut.
2. Pimpinan
harus melakukan pelatihan dan membuat peraturan untuk karyawan melakukan
pengecekan terhadap item-item yang sudah tidak ada tetapi memiliki price tag di
tanggal-tanggal tertentu dan mengirim updatenya kepada pimpinan
3. Karyawan
harus membuat catatan dan melakukan pengecekan terhadap item-item yang sedang
promo dan segera mengubahnya di Point Of Sales agar tidak terjadi
kesalahpahaman antara karyawan dan customer mengenai harga yang sedang ada
promo.
4. Pemimpin
memberikan pinalti kepada karyawan yang kurang ramah terhadap pembeli.
Menyediakan angket atau bonus kepada customer yang menganggap ada karyawan yang
kurang ramah terhadap pelanggan.
5. Karyawan
harus memberikan setiap struk bukti belanja kepada customer diminta ataupun
tidak diminta oleh customer
6. Dilakukan
pembersihan secara berkala terhadap item-item di etalase secara bergantian agar
kebersihan barang-barang yang ada diurutan belakang etalase terjaga
7. Memberikan
tempat khusus untuk item-item yang bersifat gampang “basi” dan melakukan
pengecekan secara berkala agar mencegah customer mengambil barang yang sudah
kadaluarsa
8. Membuat
catatan khusus untuk item-item yang memiliki bonus dan memberikannya kepada
customer agar dapat meningkatkan nilai baik dari waralaba Indomaret dimata
customer.
9. Pimpinan
harus melakukan pelatihan dan membuat peraturan untuk karyawan melakukan
pengecekan terhadap item-item yang tidak memiliki price tag di tanggal-tanggal
tertentu dan mengirim updatenya kepada pimpinan
10. Memberi
password khusus untuk kasir dan tidak memperbolehkan bagian pramuniaga ataupun
gudang untuk menangani pembelian dikasir.
BAB IV
RUANG
LINGKUP AUDIT
Audit yang kami lakukan hanya
meliputi masalah hanya mencakup bidang manajemen dan fungsi sumber daya manusia.
Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan atas kinerja karyawan dan
aktivitas karyawan di waralaba Indomaret cabang Ahmad Yani.
BAB V
KESIMPULAN
DAN SARAN
Kesimpulan
1. Kinerja
karyawan dalam menjalankan tugas dan melayani pelanggan di Indomaret Cabang
Ahmad Yani kurang. Hal ini terlihat dari kinerja karyawan yang tidak ramah
terhadap konsumen dan tidak mengembalikan uang kembalian konsumen.
2. Kinerja
karyawan Indomaret Cabang Ahmad Yani tidak ekonomis, efisien, dan efektif. Hal
ini terlihat dari harga-harga barang yang tidak sesuai dengan Point Of Sales,
harga promo tidak sesuai dengan Point Of Sales dan kebersihan etalase yang
tidak terjaga.
Saran
1.
Dengan adanya temuan audit ini, karyawan
waralaba Indomaret Cabang Ahmad Yani diharapkan mampu menjalankan tugas dan melayani
pelanggan dengan baik. Mengutamakan kepentingan pelanggan dan bersikap baik
kepada pelanggan.
2.
Dengan adanya temuan audit ini, karyawan
waralaba Indomaret Cabang Ahmad Yani diharapkan mampu memperbaiki kinerjanya
agar lebih ekonomis, efisien, dan efektif.
Comments
Post a Comment