Sistem Informasi Manajemen : Otomatisasi Kantor
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
- Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi yang tidak diragukan lagi.
- Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.
- Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.
- Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.
- Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor
didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan
pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara
individual, grup-grup kerja dan organisasi
Otomatisasi kantor merupakan
penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan
diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan
Otomatisasi
kantor, mencakup sema sistem elektronik formal dan informal yang terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dn dari orang yang didalam maupun
diluar perusahaan.
Beberapa sistem
OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasika dengan suatu
prosedur tertulis. Sistem formal diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi.
B. Tujuan dan Manfaat Otomatisasi Kantor
OA
atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja
melalui:
·
Meminimalkan/Penghindaran
Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda
penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
·
Pemecahan Masalah
Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk
saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
·
Pelengkap Bukan
Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada
memo, dan sejenisnya.
·
Penggabungan dan
Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,
satelit, dll.
·
Memperbarui Proses
Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan
para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan
lebih baik.
Manfaat
Otomatisasi Kantor :
1. Otomatisasi
perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai
dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat
informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.
2. Sistem otomatisasi kantor
yang mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu
yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau
User error.
C.
Tahapan Penerapan
Otomatis Kantor
- Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing.
- Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
- Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)
D.
Model Otomatisasi Kantor
Keterangan
Gambar diatas adalah :
- Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
- Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer
- Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
- Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.
E.
Macam-Macam System Otomatisasi Kantor
- System Komunikasi Elektonik
System
komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system
teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu,
grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini
adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin
board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang
memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan
didesain oleh orang lain.
- System Kolaborasi Elektronik
Sytem
kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran
komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut
digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong
dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan
oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya
- System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System
publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi
informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi
dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing,
elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik
document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk
basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses
kembali.
Presentation
graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan
multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi
memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,
grafik, foto, suara dan video.
- System Pengolahan Kantor
System
pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis
yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan
aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop
accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop
accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,
daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu
pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
- System Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.
Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip
dengan SIM
- System Elektronik Informal
tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan
saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip
dengan DSS
F. Aplikasi Otomasisasi Kantor :
- Pengolahan kata (word Processing).
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik
yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat
dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap
pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat
komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
- Surat elektronik (electronic mail).
Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan computer dan
alat penyimpanan. Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah
yang terdapat pada telepon konvesional.
- Voice mail.
Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya
ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon
dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan.
- Kalender elektronik (electronic calendaring).
Electronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer
untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
- Konfrensi audio.
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan computer tetapi hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
- Konfrensi video.
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video.
Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang
yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
·
.
Computer Conferencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
·
Facsimile
Transmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasiakan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasiakan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
·
Video
Text
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
·
Image
Storage and Retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
·
Desktop
Publishing
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
G. Faktor-faktor Yang
Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor
- Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
- Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
- Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan
H.
Empat Kategori Pemakai
Otomatisasi Kantor
Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu
sistem Informasi adalah:
v Manajer,
adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama
sumber daya manusia.
v Profesional,
yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya,
pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
v Sekretaris,
biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
v Clerical
Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan
mengirimkan surat.
I. Kantor Maya ( Virtual Office)
Sebuah kantor virtual adalah
kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang
memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap
menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor
pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa
kantor virtual yang sejati tidak mengharuskan pengeluaran. Secara umum
perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang
sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis
(electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis
tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.
Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di
lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan
melalui sejenis komunikasi elektronik.
I.1 Cara Menerapkan Virtual Office
Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah
sebagai berikut:
- Menyediakan sumber daya komputer
- Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
- Menyediakan perlengkapan non komputer
- Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
- Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
- Membuat jadwal pertemuan reguler
- Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur
I.2 Manfaat Menerapkan Virtual Office Dalam Bisnis
ü
Lebih Fleksibel
Dengan bekerja secara online kita
akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi
maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online
kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada
perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.
ü
Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual
tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak diharuskan
meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah
kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka
kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis
modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.
ü
Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.
ü
Penghasilan Tak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.
I.3 Keuntungan Kantor Maya
i.
Pengurangan biaya fasilitas
ii.
Pengurangan biaya peralatan
iii.
Jaringan komunikasi formal
iv.
Pengurangan penghentian kerja
v.
Kontribusi sosial
I.4 Kerugian Kantor maya
i.
Rasa tidak memiliki
ii.
Takut kehilangan pekerjaan
iii.
Semangat kerja yang rendah
iv.
Ketegangan keluarga
BAB III
KESIMPULAN
- Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
- Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Resume pert 1 - Kelebihan dan kekurangan otomasi perkantoran
Otomasi
perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda
didalam maupundi luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuahrencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
prosespelaksanaan pekerjaan
Dengan
adanya perkantoran yang sifatnya otomasi sebenarnya dapat dilihat dari dua
sisi, yaitu sisi yang menguntungkan dan merugikan.
Kekurangan
perkantoran jika dijalankan secara otomatisasi kantor adalah :
- Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi ( Semangat rendah )
- Lowongan kerja semakin sedikit : Karena dengan menggunakan otomasi perkantoran maka pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia diganti dengan mesin karena itu banyak karyawan yang di PHK oleh perusahaan.
- Membutuhkan biaya yang cukup besar : Karena Otomasi perkantoran memerlukan peralatan yang digunakan untuk menjalankan aktifitas perusahaan oleh karena itu biaya untuk membeli peralatan tersebut harus dikeluarkan oleh perusahaan dan harganya mahal ditambah lagi mesin tersebut tidak dikerjakan mesin 100%, masih ada tenaga manusia sehingga perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar.
- Pengurangan jumlah karyawan : Karena adanya otomasi perkantoran maka perusahaan tersebut pasti mengurangi karyawan itu hal itu disebabkan oleh otomasi perkantoran pada umumnya menggunakan komputer dan peralatan mutakhir lainnya sehinnga pengaturanya tidak membutuhkan banyak karyawan melainkan tenaga manusia digunakan untuk menekan tombol penggerak saja.
- Flexibility : Pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan banyak pegawai.
- Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client
- Paperless : Tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan secara digital.
Kerugian-kerugian
tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu
berpengaruh.
Sementara
kelebihan Otomatisasi perkantoran
adalah :
- Menekan biaya fasilitas
- Menekan biaya peralatan
- Jaringan Komunikasi formal
- Menekan penghentian kerja
- Kontribusi sosial
- Pekerjaan lebih cepat
- Lebih mudah dalam hal pencarian kembali
Keuntungan
tersebut adalah keuntungan dari pihak perusahaan, hanya kontribusi sosial yang
merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
Comments
Post a Comment